Andmekaitsetingimused

Mittetulundusühing Kirjandusfestival Prima Vista töötleb isikuandmeid seaduslikult, õiglaselt ja turvaliselt, lähtudes Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest (EL) 2016/679, Eesti isikuandmete kaitse seadusest ning muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest.
Töötleme andmeid üksnes festivali korraldamiseks ja kommunikatsiooniks, lepinguliste kohustuste täitmiseks või andmesubjekti nõusoleku alusel. Püüame tagada, et isikute eraelu riivataks võimalikult vähe. Käesolevad andmekaitsetingimused annavad ülevaate sellest, kuidas me isikuandmeid kogume, kasutame ja kaitseme.

1. Üldsätted

1.1. Käesolev privaatsuspoliitika selgitab, kuidas MTÜ kirjandusfestival Prima Vista (registrikood 80240416, aadress W. Struve 1, Tartu 50091) töötleb isikuandmeid.

1.2. Isikuandmed on teave, mille abil on võimalik inimest otseselt või kaudselt tuvastada – näiteks nimi, e-posti aadress, telefoninumber, foto, video või muu info, mis võimaldab inimest ära tunda.

1.3. Isikuandmete töötlemine on mistahes toiming isikuandmetega – näiteks nende kogumine, salvestamine, säilitamine, kasutamine, edastamine või kustutamine.

1.4. Andmesubjekt on isik, kelle isikuandmeid me töötleme – näiteks festivali meeskonnaliige, esineja, koostööpartner, vabatahtlik, osaleja.

2. Isikuandmete töötlemine

2.1. Töötleme isikuandmeid üksnes selleks, et korraldada kirjandusfestival Prima Vista tegevusi ning täita lepingulisi ja seadusest tulenevaid kohustusi. Andmeid ei töödelda rohkem ega kauem, kui on vajalik konkreetse eesmärgi saavutamiseks. Järgnevalt on kirjeldatud, kuidas ja millises ulatuses töödeldakse andmeid erinevate rühmade (meeskonnaliikmete, külastajate, esinejate ja koostööpartnerite) puhul.

2.2 Meeskonna ja vabatahtlike isikuandmeid töödeldakse lepingute sõlmimiseks ning töö ja suhtluse korraldamiseks. Andmeid kasutatakse tööülesannete ja vastutuse määramiseks, aruandluseks ning vajadusel tasude või kulude hüvitamiseks. Töödeldavad andmed võivad sisaldada nime ja kontaktandmeid (nt telefon ja e-post), isikukoodi ja aadressi (lepingute ja aruandluse tarbeks), tööülesannete ja ajakava infot ning vajadusel pangakonto andmeid. Andmete töötlemise õiguslik alus on leping või seadusest tulenev kohustus.

2.3. Osalejate isikuandmeid töödeldakse ainult siis, kui nad registreeruvad mõnele üritusele või ostavad pileti. Sellisel juhul võime töödelda nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit ja muid registreerimisvormis esitatud andmeid. Piletimüügisüsteemi kaudu töödeldakse ka makseandmeid, kuid need jäävad turvaliselt vastava teenusepakkuja haldusesse. Andmete töötlemise õiguslik alus on nõusolek (näiteks üritusele registreerimisel) või leping (piletiostul). Andmeid kasutatakse üksnes ürituse korraldamise ja teavitamise eesmärgil ning mitte turunduseks ilma eraldi nõusolekuta.

2.4. Esinejate ja koostööpartnerite andmeid töödeldakse koostöö korraldamiseks, esinemiste ja programmide haldamiseks, majutuse ja logistika korraldamiseks ning tasude maksmiseks. Vajadusel kasutatakse andmeid ka kommunikatsiooniks ja avalikuks tutvustamiseks festivali programmis või sotsiaalmeediakanalites. Töödeldavad andmed võivad sisaldada nime, kontaktandmeid, ametinimetust, lühitutvustust, lepingulisi ja finantsandmeid ning esineja poolt kinnitatud pildimaterjali. Andmete töötlemise õiguslik alus on leping või lepingueelse kohustuse täitmine, samuti õigustatud huvi festivali programmide ja kommunikatsiooni korraldamiseks.

3. Fotod ja videod avalikel üritustel

3.1. Kirjandusfestivali Prima Vista sündmused toimuvad enamasti avalikes kohtades. Avalikus ruumis on lubatud pildistada ja filmida ilma iga inimese eraldi nõusolekuta, kui see toimub mõistlikult ja eesmärgiga kajastada avalikku üritust.

3.2. Festivali raames tehtud fotosid ja videoid kasutatakse sündmuste dokumenteerimiseks ning festivali tegevuse kajastamiseks kodulehel, sotsiaalmeediakanalites, trükistes ja meediapartnerite kaudu.

3.3. Publikult eraldi nõusolekut ei küsita, kuna tegemist on avalike üritustega. Samas arvestame kõigi külastajate õigusega privaatsusele. Kui Te ei soovi pildile või videole jääda, palume sellest teavitada fotograafi või hoiduda kaamera vaateväljast. Festivali kodulehel ja ürituspaikades teavitame, et pildistamine ja filmimine toimub.

3.4. Esinejatelt ja koostööpartneritelt küsime alati eraldi nõusoleku, kui salvestame nende esinemisi või kasutame salvestisi avalikustamiseks (näiteks sotsiaalmeedia postitustes, veebivideos või reklaammaterjalides).

3.5. Pildistamine ja filmimine toimub viisakalt ja austusega kõigi osalejate suhtes. Me ei avalda fotosid ega videoid, mis võiksid inimest kujutada ebamugavas või ebasobivas olukorras.

3.6. Kui soovite, et Teiega seotud foto või video eemaldataks, palume võtta ühendust aadressil info@kirjandusfestival.tartu.ee. Anname endast parima, et see mõistliku aja jooksul eemaldada.

4. Küpsised ja veebileht

4.1. Kirjandusfestivali veebileht kasutab küpsiseid (cookies), et tagada lehe korrektne toimimine, parandada kasutuskogemust ja koguda anonüümset statistikat lehe kasutamise kohta. Küpsised on väikesed tekstifailid, mis salvestatakse Teie seadmesse, kui külastate meie veebilehte.

4.2. Kasutame Cookie Scripti küpsiste haldamiseks. Lehe esmakordsel külastamisel kuvatakse Teile küpsiste teavitusriba, kus saate anda nõusoleku erinevate küpsiste kategooriate kasutamiseks või keelduda neist. Kohustuslikud küpsised on vajalikud veebilehe toimimiseks ja neid ei saa välja lülitada.

4.3. Meie veebilehel kasutatakse järgmisi küpsiste kategooriaid:

4.3.1. kohustuslikud küpsised, mille eesmärk on tagada veebilehe korrektne toimimine ja mugavam kasutamine. Need on ajutised küpsised, mida ei ole võimalik süsteemist välja lülitada;

4.3.2. statistilised küpsised, mis jälgivad kasutajat ja mõõdavad kui kaua ja millistel veebilehtedel viibitakse, millist seadet kasutatakse. Nende küpsistega ei ole võimalik külastajaid otseselt tuvastada;

4.3.3. reklaamküpsised, mida kasutatakse selleks, et tuvastada, milliselt veebisaidilt külastaja saabus, nt sisupartnerite veebisaitidelt või bännervõrkudest. Neid küpsiseid võidakse kasutada külastajate huvide profiili koostamiseks;

4.3.4. funktsionaalsed küpsised, mida kasutatakse veebisaidi külastajaga seotud andmete – näiteks keele, ajavööndi, täiustatud sisu – meelde jätmiseks.

4.4. Kasutame Google Analyticsi, mille pakkujaks on Google LLC (USA). Google Analytics aitab meil mõista, kuidas külastajad veebilehte kasutavad. Andmed on anonüümsed ning neid kasutatakse üldise statistika koostamiseks (nt külastuste arv, lehe populaarsus, seadmete ja brauserite tüübid).
Google võib kogutud andmeid töödelda vastavalt oma privaatsuspoliitikale: https://policies.google.com/privacy.

4.5. YouTube’i videod on manustatud välisveebist ja võivad kasutada oma küpsiseid (nt vaadete loendamiseks ja kasutajaeelistuste meelde jätmiseks). YouTube’i küpsised aktiveeruvad ainult siis, kui video käivitada.

4.6. Soovi korral saate oma brauseri seadetes küpsiseid piirata või kustutada. Pidage siiski meeles, et kohustuslike küpsiste keelamisel ei pruugi veebileht korrektselt töötada.

5. Andmete jagamine ja edastamine

5.1. Jagame Teie isikuandmeid kolmandate osapooltega ainult põhjendatud vajadusel ja ulatuses ning üksnes siis, kui meil on selleks õiguslik alus. Me ei jaga andmeid turunduse eesmärgil ega edasta neid väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda, välja arvatud juhul, kui see on vältimatult vajalik ning andmete kaitse on tagatud vastavalt õigusaktidele.

5.2. Kasutame festivali korraldamisel teenusepakkujaid, kellel võib olla ligipääs Teie isikuandmetele (volitatud töötlejad). Sellisteks teenusepakkujateks võivad olla:
– veebilehe majutusteenuse ja e-posti pakkuja;
– raamatupidaja ja makselahenduste pakkuja;
– piletimüügi- või registreerimisplatvorm;
– majutus- ja transporditeenused;
– infotehnoloogia ja turunduse partnerid (nt veebiarendaja, sotsiaalmeediahaldus).

5.3. Tagame, et kõik teenusepakkujad, kellel võib olla ligipääs isikuandmetele, käsitlevad neid turvaliselt ja konfidentsiaalselt ning järgivad andmekaitse nõudeid. Vajaduse korral sätestatakse andmete kaitse ja töötlemise tingimused meie ja teenusepakkuja vahelises lepingus või muus kirjalikus kokkuleppes.

5.4. Võime Teie isikuandmeid edastada ka kolmandatele isikutele, kes tegutsevad iseseisvate vastutavate töötlejatena, näiteks:
5.4.1. rahastajatele ja aruandeadressaatidele, nagu Tartu Linnavalitsus, Eesti Kultuurkapital või Euroopa Liidu ja Erasmus+ programmid, kui see on vajalik ürituste ja tegevuste elluviimise või aruandluse tõendamiseks;
5.4.2. lepingupartneritele, näiteks majutus- või transporditeenuse pakkujatele, kui see on vajalik kokkulepete täitmiseks;
5.4.3. õigusnõustajatele, järelevalveasutustele või ametkondadele, kui see on vajalik meie õiguste kaitseks või tuleneb seadusest;
5.4.4. raamatupidajale ja audiitorile, kui see on nõutav raamatupidamise või aruandluse eesmärgil.

5.5. Isikuandmete edastamise õiguslik alus võib sõltuvalt olukorrast olla leping või lepingu täitmine, nõusolek, seadusest tuleneva kohustuse täitmine või õigustatud huvi, näiteks kui on vaja tõendada festivali tegevuste läbiviimist rahastajate ees.

6. Andmete säilitamine

6.1. Lähtume põhimõttest, et Teie isikuandmeid säilitatakse vaid seni, kuni see on vajalik nende kogumise eesmärgi täitmiseks või kuni seadusest tulenev säilitamistähtaeg on möödunud.

6.2. Isikuandmete säilitamise aeg sõltub andmete liigist ja töötlemise eesmärgist:
– lepingulised andmed säilitatakse vastavalt raamatupidamise seadusele seitse aastat pärast majandusaasta lõppu;
– registreerimis- ja osalemisandmeid säilitame kuni ürituse toimumiseni ja vajadusel mõistliku aja pärast ürituse lõppu aruandluse vajadustel;
– vabatahtlike ja meeskonnaliikmete kontaktandmeid säilitame aktiivse koostööperioodi vältel või kuni koostöö lõppemiseni;
– fotod ja videod avalikelt üritustelt on osa festivali dokumenteerimisest ja kultuuripärandist ning neid võidakse säilitada määramata ajaks, kui need on avalikuks kommunikatsiooniks või ajalooliseks arhiveerimiseks asjakohased;
– statistilisi ja analüütilisi veebikasutusandmeid (nt Google Analyticsi andmed) säilitatakse kuni üks aasta, sõltuvalt teenusepakkuja seadistustest.

6.3. Kui isikuandmete säilitamise eesmärk on täidetud või andmete säilitamise tähtaeg on möödunud, kustutatakse või anonüümitakse andmed viisil, mis välistab isiku tuvastamise.

7. Andmesubjekti õigused

7.1. Teil on õigus teada, milliseid Teie isikuandmeid me töötleme, ja saada neile soovi korral ligipääs.

7.2. Teil on õigus saada selgitusi selle kohta, kuidas ja mis eesmärgil Teie andmeid kasutatakse.

7.3. Kui Teie andmed on ebatäpsed või puudulikud, on Teil õigus neid parandada või täiendada.

7.4. Kui töötleme Teie andmeid nõusoleku alusel (näiteks uudiskirja tellimisel), on Teil õigus see nõusolek igal ajal tagasi võtta.

7.5. Oma õiguste kasutamiseks palume pöörduda e-posti teel aadressil info@kirjandusfestival.tartu.ee.

7.6. Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemine rikub kehtivaid andmekaitse reegleid, on Teil õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (Tatari 39, 10134 Tallinn, e-post info@aki.ee).

8. Lõppsätted

8.1. Mittetulundusühing Kirjandusfestival Prima Vista on Eesti Vabariigis registreeritud ühing, mistõttu kohaldub Teie isikuandmete töötlemisele Eesti Vabariigi õigus.

8.2. Võime käesolevaid andmekaitsetingimusi aeg-ajalt ajakohastada, et need vastaksid seadusemuudatustele või meie töökorralduse muutustele. Kõik muudatused avaldame kodulehel kirjandusfestival.tartu.ee. Kui muudatused puudutavad Teie õigusi või andmete kasutamist oluliselt, teavitame Teid sellest enne muudatuste jõustumist.

8.3. Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete töötlemise kohta või soovite kasutada oma andmetega seotud õigusi, võtke meiega ühendust:

Mittetulundusühing Kirjandusfestival Prima Vista
Aadress: W. Struve 1, 50091 Tartu, Eesti
E-post: info@kirjandusfestival.tartu.ee